Gestionale per uno studio di logopedia: dieci cose da controllare prima di sceglierlo

Uno studio di logopedia ha esigenze che un'agenda generica non copre. I pazienti sono quasi sempre minori, le sedute si ripetono ogni settimana per mesi, le stanze sono poche e contese, e a fine mese bisogna fatturare alle famiglie, pagare i collaboratori e prepararsi al Sistema Tessera Sanitaria. Queste dieci domande servono a capire, in una demo di mezz'ora, se un gestionale regge una settimana vera.

L'agenda

1. Rifiuta due sedute nella stessa stanza?

Con due logopediste e una stanza sola, il doppione è questione di tempo. Chiedete al fornitore di prenotare due sedute nella stessa stanza alla stessa ora, davanti a voi. Il gestionale deve rifiutare la seconda e dire perché. Lo stesso vale per la stessa persona su due sedute contemporanee. Un avviso che si può ignorare non basta: nel giorno pieno lo si ignora.

2. Gestisce cicli e gruppi senza ricopiare?

Un percorso di dieci sedute il martedì alle 16 deve nascere in un gesto, e spostarsi in un gesto se cambia l'orario. I gruppi, come i laboratori di linguaggio con quattro bambini, devono avere un appuntamento solo, con la quota di ciascun partecipante e la presenza segnata bambino per bambino.

3. Aiuta con disdette e posti liberi?

Una disdetta il giorno prima è un'ora persa, se nessuno sa a chi proporla. Cercate tre cose: il promemoria che parte da solo prima della seduta, la registrazione del preavviso di ogni disdetta e una lista d'attesa che dica a chi offrire il posto liberato.

Pazienti e consensi

4. Il paziente minore ha chi firma e chi paga?

Per un bambino servono più persone: la madre che lo accompagna, il padre che firma, la nonna che paga, il pediatra che lo ha inviato. Il gestionale deve tenerle distinte e sapere a chi intestare la fattura. Se la scheda prevede un solo «contatto», a gennaio rifarete le fatture a mano.

5. I consensi hanno scadenza e rinnovo?

Il consenso informato e la privacy sono due documenti diversi, con voci facoltative che il genitore concede o revoca una per una. Chiedete come si firma a distanza, come si registra un modulo di carta e come il sistema avvisa quando un consenso scade o quando un paziente sta per compiere 18 anni. Ne parliamo nel dettaglio nella guida sul consenso dei minori.

Fatture e fisco

6. La fattura è quella di una prestazione sanitaria?

Esenzione IVA con la sua norma, bollo da 2 euro sopra 77,47 euro, numerazione per anno, codice fiscale del cliente, PDF da consegnare alla famiglia e fattura elettronica solo verso enti e aziende. Se il gestionale non sa fare una di queste cose, la farete voi in un altro programma. Il dettaglio è nella guida sulla fattura sanitaria.

7. Prepara il Sistema Tessera Sanitaria?

L'invio delle spese è annuale, entro il 31 gennaio. Il gestionale deve produrre il file dalle fatture emesse, con il tipo di spesa giusto, il pagamento tracciato, l'opposizione del paziente e i rimborsi per le note di credito. Chiedete come se ne esce se lo studio fattura con un programma esterno. Trovate le regole nella guida sul Sistema TS.

Dati e sicurezza

8. Dove stanno i dati, e chi li ha guardati?

Le cartelle di uno studio dell'età evolutiva sono dati sanitari di minori. Le domande da fare sono concrete: in quale paese stanno i server, se il vostro archivio è separato da quello degli altri clienti, se la cartella è cifrata, se ogni apertura resta registrata e se i backup vengono provati con un ripristino vero. Chiedete anche chi, dal lato del fornitore, può vedere i vostri dati e quando.

9. Ognuno vede solo ciò che gli serve?

La segreteria deve gestire agenda e fatture senza leggere le cartelle. Un collaboratore deve vedere i pazienti che segue, e nessun altro. Se in studio lavorano collaboratori a partita IVA, il gestionale dovrebbe anche calcolarne i compensi dalle sedute svolte, invece di lasciare il conto a un foglio di calcolo.

Il giorno dopo l'acquisto

10. Come si entra, e come si esce?

Il lavoro più pesante è il primo: portare dentro pazienti, tutori, collaboratori e documenti che oggi stanno su fogli di calcolo e cartelle. Chiedete chi lo fa e in quanto tempo. Chiedete anche il contrario: se domani cambiate gestionale, in che formato vi restituiscono anagrafiche, agenda, fatture e documenti, e se c'è un vincolo di permanenza.

Come risponde Visitu

Visitu è nato dentro uno studio di logopedia e riabilitazione dell'età evolutiva, e queste dieci domande sono quelle che ci siamo fatti scrivendolo. L'agenda rifiuta i doppioni di stanza e di persona con un vincolo del database, e potete provarlo nella demo in home page. Tutori, consensi, fatture, Sistema TS e compensi sono descritti nella pagina delle funzioni, e i dati stanno su server in Unione Europea.

Se volete farci le stesse domande su un caso vostro, scriveteci.